Czym są wskaźniki KPI?

Najlepszym rozwiązaniem będzie ustalenie odpowiednich do naszych potrzeb wskaźników KPI (ang. Key Performance Indicators, w tłumaczeniu Kluczowe Wskaźniki Efektywności). Pierwotnie stosowne w sferach finansowych, obecnie używane są w wielu branżach jako mierniki pomiaru stopnia realizacji celów. Odpowiednio ustalone KPI mówią firmie, czy dane założenia zostały zrealizowane.

Odpowiednie dobranie wskaźników to nie jest prosty proces i osoby bez odpowiedniej wiedzy i praktyki mogą sobie z nim nie poradzić, a mierzenie złych wskaźników nie dosyć, że nie przyniesie oczekiwanych rezultatów to jeszcze może zaszkodzić. Jeżeli nie mamy odpowiednich zasobów, by taką operację przeprowadzić, można zgłosić się do którejś z firm oferujących kompleksowe projektowanie procesów intralogistycznych. Na polskim rynku może to być np. Promag S. A. Jeżeli jednak zdecydujesz się na określanie KPI we własnym zakresie, to poniżej znajdziesz przykłady takich wskaźników, z których możesz stworzyć swój własny indywidualny zestaw.

Jak samodzielnie określić KPI w intralogistyce?

Określenie odpowiednich KPI w intralogistyce wymaga dobrej analizy specyfiki procesów zachodzących w danym przedsiębiorstwie. Nie istnieje uniwersalny zestaw wskaźników, który sprawdzi się w każdej firmie. Kluczem jest identyfikacja tych obszarów, które mają największy wpływ na efektywność i rentowność naszych operacji magazynowych. Warto zacząć od analizy głównych celów biznesowych i zastanowić się, jakie aspekty intralogistyki najbardziej przyczyniają się do ich realizacji.

Czy priorytetem jest szybkość obsługi zamówień, minimalizacja kosztów magazynowania, czy może dokładność inwentaryzacji? Odpowiedzi na te pytania pomogą nam wybrać te KPI, które rzeczywiście odzwierciedlą kondycję naszych procesów intralogistycznych.

Czym charakteryzują się dobrze wyznaczone KPI?

Dobre wskaźniki powinny być mierzalne, istotne dla biznesu, oraz możliwe do śledzenia w czasie. Tylko wtedy będą stanowić wartościowe narzędzie w rękach zarządzających, pozwalające na podejmowanie trafnych decyzji i ciągłe doskonalenie procesów magazynowych.

Podział na kategorie

W pierwszym kroku należy wyznaczyć kategorie nadrzędne dla poszczególnych wskaźników, bo zestaw KPI będzie inny dla firmy, której głównym środkiem transportu wewnętrznego są wózki elektryczne paletowe a inny, gdy są to nowoczesne wózki widłowe wysokiego składowania, czy też autonomiczne systemy transportu.

Natomiast dobrze dobrane i przemyślane poszczególne dość uniwersalne wskaźniki można będzie wdrożyć zarówno w firmie, która stosuje klasyczne regały magazynowe, jak i tej z całkowicie zautomatyzowanym systemem składowania.

Główne grupy wskaźników KPI

Poniższa lista przedstawia propozycje głównych grup wskaźników z ich krótkim opisem.

• Efektywność operacyjna:

Mierniki oceniające wydajność i skuteczność codziennych operacji magazynowych i logistycznych. Skupiają się na tempie pracy, wykorzystaniu zasobów i ogólnej produktywności.

• Jakość obsługi klienta:

Wskaźniki odzwierciedlające poziom satysfakcji klienta poprzez ocenę terminowości, dokładności i niezawodności dostaw oraz obsługi zamówień.

• Zarządzanie zapasami:

Mierniki związane z efektywnym utrzymaniem i kontrolą stanów magazynowych, zapewniające optymalne wykorzystanie przestrzeni i minimalizację kosztów przechowywania.

• Koszty i finanse:

Wskaźniki koncentrujące się na aspektach finansowych operacji logistycznych, w tym na kosztach magazynowania i efektywności wykorzystania zasobów.

• Bezpieczeństwo i zgodność:

Mierniki oceniające poziom bezpieczeństwa pracy, zgodność z przepisami oraz jakość procesów w kontekście minimalizacji uszkodzeń i błędów.

• Przepływ towarów:

Wskaźniki związane z efektywnością przemieszczania towarów w obrębie magazynu i między różnymi punktami w łańcuchu dostaw.

Zaproponowany podział pozwala na lepsze zrozumienie różnych aspektów funkcjonowania intralogistyki w przedsiębiorstwie i umożliwia bardziej ukierunkowaną analizę poszczególnych obszarów. Warto zauważyć, że niektóre wskaźniki mogą należeć do więcej niż jednej kategorii, w zależności od kontekstu i sposobu ich wykorzystania w organizacji.

Grupowanie wskaźników KPI w ten sposób może pomóc w:

Identyfikacji obszarów wymagających poprawy

Przypisaniu odpowiedzialności za konkretne wskaźniki do odpowiednich działów lub zespołów

Tworzeniu bardziej przejrzystych raportów i dashboardów

Ustalaniu priorytetów w zakresie optymalizacji procesów intralogistycznych

Wskaźniki KPI w intralogistyce firmy

Przyszedł wreszcie czas na wybranie samych wskaźników. Poniższa lista przedstawia KPI przypisane do poszczególnych kategorii. Jest to nasz subiektywny wybór i należy pamiętać, że w przypadku własnej firmy trzeba dopasować listę do swoich potrzeb.

1. Efektywność operacyjna

• Produktywność pracowników
• Czas kompletacji zamówienia
• Czas załadunku/rozładunku
• Czas lokalizacji towaru
• Wskaźnik wykorzystania wózków widłowych
• Czas cyklu cross-dockingu

2. Jakość obsługi klienta

• OTIF (On Time In Full)
• Czas realizacji zamówienia
• Dokładność kompletacji
• Wskaźnik terminowości wysyłek
• Wskaźnik zwrotów

3. Zarządzanie zapasami

• Wskaźnik rotacji zapasów
• Dokładność inwentaryzacji
• Wykorzystanie przestrzeni magazynowej

4. Koszty i finanse

• Koszty magazynowania
• Efektywność energetyczna

5. Bezpieczeństwo i zgodność

• Wskaźnik bezpieczeństwa pracy
• Wskaźnik błędów w dokumentacji
• Wskaźnik uszkodzeń towarów

6. Przepływ towarów

• Czas oczekiwania na załadunek/rozładunek
• Wykorzystanie przestrzeni magazynowej

Nie opisujemy tu poszczególnych wskaźników ani sposobów ich mierzenia, ponieważ każdy z wymienionych wskaźników czy grup wymagałby osobnego artykułu.

Podsumowanie

Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) w intralogistyce to niezbędne narzędzia dla każdej firmy, która chce skutecznie zarządzać swoimi procesami magazynowymi i logistycznymi.

Jak widzieliśmy, nie ma jednego uniwersalnego zestawu KPI — każde przedsiębiorstwo musi dobrać wskaźniki odpowiednie do swojej specyfiki i celów biznesowych. Pamiętajmy, że samo wdrożenie KPI to dopiero początek drogi. Kluczem do sukcesu jest regularne monitorowanie tych wskaźników, analiza trendów i podejmowanie na ich podstawie konkretnych działań optymalizacyjnych.

Firmy, które potrafią efektywnie wykorzystywać dane dostarczane przez KPI, zyskują znaczącą przewagę konkurencyjną. Dlatego warto zainwestować czas i zasoby w opracowanie skutecznego systemu KPI dla intralogistyki — to inwestycja, która z pewnością się opłaci, przynosząc wymierne korzyści w postaci zwiększonej efektywności, redukcji kosztów i poprawy jakości obsługi klienta.